Organizações governamentais pouco pressionadas para se adaptarem às novas tecnologias

Estudo com a chancela da Economist Intelligence Unit revela falta de urgência e de pressão para adoção de novas tecnologias. Conclui que o recrutamento de novos colaboradores e a melhoria dos processos documentais são essenciais para a evolução. 

Embora dois terços dos executivos governamentais reconheçam que é necessário mudar mais rapidamente nos próximos três anos para acompanhar as condições em constante evolução, apenas 27% sentem uma pressão significativa ou extrema para se adaptarem às rápidas mudanças necessárias. Esta é uma das principais conclusões do estudo O Desafio da Rapidez, levado a cabo pela Economist Intelligence Unit e patrocinado pela Ricoh.

Além disso, 55% não preveem grandes problemas relacionados com tecnologia nos próximos três anos, em comparação com apenas 29% dos executivos em todos os setores.

Contudo, o  relatório  também mostra que, nos últimos três anos, uma clara maioria dos executivos governamentais (71%) já enfrentou mudanças impulsionadas pela tecnologia no que diz respeito à forma como trabalham. Estes executivos pretendem ainda melhorar a sua agilidade organizacional e consideram o recrutamento de novos colaboradores (45%) e a melhoria dos principais processos empresariais (44%) as duas principais áreas em que prevêem mais mudanças nos próximos três anos. “A identificação das mais importantes áreas de mudança e as experiências anteriores de problemas relacionados com tecnologia são positivas para os governos europeus, pois aproximam-se mais mudanças”, afirma  Carsten Bruhn , Vice-Presidente Executivo da Ricoh Europa.

“As metas do governo eletrónico na União Europeia estão definidas: indicam que 50% dos cidadãos e 80% das empresas interagirão digitalmente com o governo até 2015. A taxa de adoção digital mais recente, medida em 2012, era de 44%. Portanto, o progresso é positivo e pode ajudar a explicar por que é que os executivos do governo não sentem uma pressão extrema nem esperam mais transtornos significativos. Contudo, as mudanças são inevitáveis e será necessário que ocorram num curto espaço de tempo. A  pressão para mudar mais rapidamente  tende a aumentar, à medida que os cidadãos continuam a exigir formas mais simples de comunicar com organismos governamentais. Já não esperam participar em processos burocráticos complexos quando em muitos outros aspetos das suas vidas tudo é mais rápido e digital.”

Os executivos governamentais reconhecem a existência de várias áreas críticas no que toca a otimizar a satisfação dos cidadãos. As áreas citadas como as mais cruciais para a sua organização no futuro são:

1)    Recrutamento de novos colaboradores

2)    Captação e fidelização de clientes (cidadãos)

3)    Melhoria dos principais processos empresariais

4)    Acesso a informações empresariais

Este vasto leque de prioridades indica que há muito a ser feito, mas muitos governos beneficiam já bastante com as suas transformações digitais. O relatório destaca vários exemplos – ‘em Espanha, três em cada quatro processos administrativos já são iniciados online. Assim, a burocracia foi reduzida e as empresas puderam economizar 19 mil milhões de euros apenas nos últimos cinco anos.’

Na Estónia ‘100 sistemas de informações [estão] ligados através de uma camada de intercâmbio de dados legalmente obrigatória. Esta interoperabilidade permitiu fornecer cerca de 2500 serviços eletrónicos aos seus cidadãos.’ E na Dinamarca, estão a ‘trabalhar para fazer com que a utilização de canais digitais seja obrigatória por lei, a progredir no sentido de utilizar um canal digital para pelo menos 80% de todas as comunicações por escrito entre cidadãos ou empresas e autoridades públicas até 2015.’

No entanto, muitos dos executivos governamentais europeus inquiridos estão preocupados com os riscos que a rápida mudança trará às comunicações dos seus cidadãos. Consideraram a função de TI (45%) e o marketing (45%) como as principais preocupações ao mudar as funções empresariais rapidamente. De qualquer maneira, à medida que o governo digital se torna norma, a abertura de vias de comunicação online é mais essencial do que nunca e deve ser gerida lado a lado com as necessidades dos cidadãos que ainda não abraçaram o mundo digital.

Bruhn acrescenta “As comunicações de cross media, a segurança e análise de dados, os processos bem definidos e as plataformas de tecnologia integradas são  ingredientes essenciais  para minimizar riscos, maximizar a satisfação dos cidadãos e criar eficiência. Quando isto acontecer, vamos ter muito a ganhar.  Vejamos  por exemplo uma rede de caminhos-de-ferro em Espanha, em que gerimos o seu processo de emissão de títulos de transporte. Há mais de 80 000 pedidos por ano. Através da automatização do processo, da interação direta com os viajantes, da validação dos dados e da emissão dos títulos, o tempo de espera foi reduzido em 50%. Basta este exemplo de otimização personalizada de processos para mostrar o tempo que pode ser poupado e contribuir para o objetivo de aumentar a satisfação dos cidadãos". 

Para além disto, os processos digitais eficazes levam à poupança de custos, graças à redução da duplicação, ao aumento da produtividade e à diminuição do desperdício.Yih-Jeou Wang, Diretor da Cooperação Internacional na Agência Digital da Dinamarca, entrevistado para o relatório da Economist Intelligence Unit, sintetiza o desafio da rapidez enfrentado pelas organizações governamentais da seguinte forma “Queremos cortar nos custos, mas não na qualidade dos serviços públicos. De facto, vemos a utilização inteligente das tecnologias de informação como uma forma de capacitar os nossos cidadãos na medida em que experienciam mais liberdade no seu quotidiano”. 

Para mais informações sobre o Desafio da Rapidez que as organizações governamentais enfrentam, epara fazer o download do artigo, a infografia e o vídeo visite:
http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/pt 
Sobre o estudo O relatório tem por base um inquérito a 461 executivos sénior europeus de uma grande variedade de setores. As suas empresas incluem várias dimensões. A amostra incide sobre ≥49% de administração de topo e 23% são Vice-Presidentes Sénior, Vice-Presidentes ou diretores. Para além disso, a EIU levou a cabo entrevistas aprofundadas com líderes empresariais e especialistas, bem como uma substancial pesquisa documental